【効率化】Google スプレッドシートとGASでGmailの複数宛先の下書きを一括作成する方法

本記事では、Google スプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使用して、複数の宛先にGmailの下書きを一括作成する方法をご紹介します。

この方法を活用することで、メール作成作業を大幅に効率化できます。

Googleサービスの連携
スプレッドシートとGASエディタの準備
Gmailの下書きを一括作成するスクリプト
実行ボタン作成・実行
まとめ

Googleサービスの連携

Gmailの一括下書きと一括送信を実現するためには、Googleスプレッドシート、Google Apps Script (GAS)、Gmailの3つのサービスを連携させる必要があります。

ここでは、今回の処理における、それぞれのサービスの役割を説明します。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、主にデータ管理の役割を担います。

今回のサンプルでは、メールの宛先、件名、本文などの情報を一覧形式で管理します。

また、スプレッドシートに処理を実行するためのボタンを配置し、直感的な操作を可能にします。

Google Apps Script (GAS)

GASは、GoogleスプレッドシートとGmailを橋渡しする重要な役割を果たします。

スクリプトを通じて以下の処理を実行します：

スプレッドシートからデータを読み取り、Gmailの下書きを自動生成
処理の進行状況のログ出力

Gmail

Gmailでは、実際にGASによって生成された下書きの保存を実施します。

スプレッドシートとGASエディタの準備

まずは、GoogleスプレッドシートとGASのスクリプトエディタを準備していきます。

1. Google スプレッドシートを開く

まず、GoogleドライブやGoogleアプリ一覧から、編集したいGoogleスプレッドシートを開きます。

2. スプレッドシートにデータを入力する

そして、Googleスプレッドシートにメール作成に必要なデータを入力します。

本記事では、サンプルとして下記のデータをスプレッドシートに入力します。

スプレッドシートの入力データ例：

名前	メールアドレス	件名	本文
田中	user1@example.com	会議のリマインド	=A2 & “様 11/1(金)に予定されている会議のリマインドです。よろしくお願いいたします。”
佐藤	user2@example.com	会議のリマインド	=A3 & “様 11/1(金)に予定されている会議のリマインドです。よろしくお願いいたします。”
鈴木	user3@example.com	会議のリマインド	=A4 & “様 11/1(金)に予定されている会議のリマインドです。よろしくお願いいたします。”
高橋	user4@example.com	会議のリマインド	=A5 & “様 11/1(金)に予定されている会議のリマインドです。よろしくお願いいたします。”

3．GASのスクリプトエディタを開く

メニューバーの「拡張機能」を左クリックし、「Apps Script」を選択します。

「Apps Script」を選択すると、スクリプトエディタが新しいタブで開きます。

Gmailの下書きを一括作成するスクリプト

続いて、GASのスクリプトエディタでGmailの下書きを一括作成するスクリプトを作成します。

このスクリプトを使えば、スプレッドシートに記載されたメールの宛先、件名、本文を取得し、複数の宛先のGmailの下書きを一括で自動作成することができます。

スクリプトを作成する

まず、新しいタブでスクリプトエディタが開かれたら、以下のスクリプトをコピーして貼り付け、プロジェクトを保存します。

function createDrafts() {
  // UIオブジェクトを取得
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();

  // 確認ダイアログを表示
  var response = ui.alert(
    '下書きの作成',
    'スプレッドシートのデータに一致する下書きを作成しますか？',
    ui.ButtonSet.YES_NO
  );

  // Noを選択された場合、処理を中止
  if (response !== ui.Button.YES) {
    ui.alert('下書きの作成をキャンセルしました。');
    return;
  }

  // アクティブなシートを取得
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  // シートのデータ範囲を取得
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  // データ範囲の値を2次元配列として取得
  var data = dataRange.getValues();
  // 作成した下書きの数をカウントする変数
  var draftsCreated = 0;
  
  // データの各行に対して処理を実行
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var recipient = row[1];
    var subject = row[2];
    var body = row[3];
    
    // Gmailの下書きを作成
    GmailApp.createDraft(recipient, subject, body);
    draftsCreated++;
  }
  
  // 作成した下書きの数を通知
  ui.alert(draftsCreated + '件の下書きが作成されました。');
}

スクリプトでは、下記の流れでGmailの下書きを作成しています。
スクリプトの解説が不要な方は、こちらから「Gmailの下書きを一括送信するスクリプト」に進んでください。

1. UIオブジェクト取得

3行目SpreadsheetApp.getUi()でスプレッドシートのユーザーインターフェースにアクセスするためのオブジェクトを取得します。

ここでは、スプレッドシートにダイアログを表示するために、UIオブジェクトを取得しています。

2. 確認ダイアログ表示

6行目ui.alert()でユーザに下書き作成の確認を求めるダイアログを表示します。

ユーザが「いいえ」を選択した場合は、13行目のif文でキャンセルのダイアログが表示され、処理が中止されます。

3. シートデータの取得

19行目SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet()でアクティブなシートを取得し、

21行目getDataRange()でアクティブなシートからデータ範囲を取得します。

そして、23行目getValues()で値を2次元配列として格納します。

4. 変数初期化

25行目var draftsCreated = 0で作成した下書きの数をカウントする変数を初期化します。

5. データ処理ループ

28行目for (var i = 1; i < data.length; i++) {}でヘッダーを除くシートの各行に対して処理を実行します。

1から開始されているため、ヘッダー行はスキップされます。

ループ処理の中では30～32行目の
var recipient = row[1]; var subject = row[2]; var body = row[3];
で、各行から宛先（B列）、件名（C列）、本文（D列）のデータを抽出します。
データを抽出する列を変更する場合は、row[]のインデックスを変更してください。

そして、35行目GmailApp.createDraft()でGmailAppを使用して、抽出したデータを基に下書きを作成します。

最後に、36行目draftsCreated++;で、下書きが作成されるたびに下書き件数のカウンターを増やします。